«شناسایی و حفظ مستندات مفید»، «سهولت دسترسی»، «کاهش هزینه های نگهداری» و «افزایش قدرت پاسخگویی» به ذینفعان یکی از زمینه‌های افزایش اعتماد عمومی می‌باشد.
فراهم آوردن شرایط این امر خطیر مستلزم «کوچک سازی بایگانی» از طریق انجام ارزشیابی اسناد و مدارک موجود در بایگانی سازمان‌ها قبل از هر گونه تقبل هزینه‌های تهیه اسکن و میکرو فیلم است.
فرآیند «طرح ارزشیابی اسناد» به شرح ذیل است:
با انجام طرح ارزشیابی اسناد و مدارک (اعم ازمالی وغیر مالی) اهداف اولیه زیر تامین می‌گردد:
۱- کاهش حدوداً ۷۰ درصد حجم فیزیکی بایگانی‌های راکد و بعضاً جاری
۲- کاهش حدوداً ۸۰ درصد هزینه‌های نگهداری اسناد و مدارک
۳- افزایش قدرت شناسایی و سرعت دسترسی
۴- کاهش خطرات تهدید کننده مدارک و اسناد
۵- کاهش ۸۵ درصد هزینه تهیه اسکن و میکرو فیلم
۶- افزایش قدرت جابجایی و حفظ مؤثر سوابق
۷- امکان شناخت گلوگاه‌های تولید اوراق زائد
۸- امکان شناخت نقاط ضعف روش‌های عملیاتی در ایجاد اسناد و مدارک زائد
۹- امکان شناسایی مستندات اصل و اختصاصی هر پرونده
۱۰- فراهم آمدن شرایط تدوین دستورالعمل جامع بایگانی
۱۱- افزایش قابلیت رویه‌های ارزشیابی اسناد و مدارک
۱۲- امکان تدوین سیر تطور سازمان:
۱۳- تدوین سیر تطور ضوابط و مقررات داخلی سازمان
در تهیه «چک لیست‌ها»، توجه عمیق به کلیه متغیرهای اثر گذار به شرح زیر ضروری است:
۱- قوانین و مقررات سازمان دیوان محاسبات عمومی
۲- قوانین و مقررات سازمان اسناد ملی
۳- مصوبات مجامع و هیئت مدیره
۴- توجه به تجربیات مدیران واحدهای مختلف
۵- دقت کافی به ویژگی‌‌های سیاسی، اجتماعی و تاریخی اسناد و مدارک
۶- بررسی، شناخت و توجه به انتظارات ذینفعان
۷- ارزیابی حساسیت‌های خاص محیطی تاثیرگذار
۸- بکارگیری تجربه مجری طرح ارزشیابی
۱- بررسی، شناسایی و طبقه‌بندی اسناد و مدارک
۲- تهیه فهرست مدارک و اسناد دارای ارزش و اعتبار
۳- اخذ تأیید نماینده سازمان در خصوص فهرست بند ۲
۴- شناسایی و تعیین مدارک زائد و فاقد اعتبار
۵- اخذ تایید نماینده سازمان و مراجع قانونی ذیصلاح در خصوص بند ۴
۶- تنظیم صورتجلسه تحویل وتحول اسناد فاقد ارزش و اعتبار با مراجع قانونی
۷- ارایه صورت جلسه تحویل و تحول اوراق زائد به نماینده سازمان/شرکت
۸- تحویل مدارک و اسناد دارای ارزش به نماینده سازمان/شرکت
۹- تعیین چگونگی نگهداری مدارک و اسناد دارای ارزش و اعتبار:
۹-۱- تعیین اسناد و مدارک قابل واگذاری به مراجع قانون
۹-۲- تعیین اسناد و مدارک قابل واگذاری به سایر ذینفعان
۹-۳- تعیین اسناد و مدارک قابل نگهداری و روش های آن:
۹-۳-۱- نگهداری بصورت اصل اسناد و مدارک
۹-۳-۲- نگهداری اصل اسناد با تهیه اسکن
۹-۳-۳- تهیه اسکن و میکرو فیلم و تحویل اصل به مراجع قانونی
۱۰- اخذ تأیید فنی اسکن و میکرو فیلم از مراجع قانونی (موضوع بند ۳-۳-۹)
۱۱- ارائه لوح فشرده اسناد و مدارک به سازمان (موضوع بندهای ۲-۳-۹ و ۳-۳-۹)