مدیریت بر زمان

زمان یک پدیده، قابل لمس در امتداد سیر تطور محیط مادی است و یک شاخص ارزیابی عمومی است. اما درک آن برای اشخاص مختلف به تناسب موقعیت ها متفاوت است.

به عبارت دیگر شما تنها مصرف کننده درک و احساس خودتان نسبت به زمان بشمار می آیید. لذا این “احساس” دارای قابلیت فهم توسط دیگران، جابجایی، قرض دادن و یا قرض گرفتن از دیگران را ندارد.

اما باید همیشه به خاطر داشته باشیم که زمان به مفهوم عام آن برای همه یکسان است. ولی علیرغم عدم قدرت جایگزینی این ارزشمندترین سرمایه، ارزش زمان به مقتضای نوع و شرایط استفاده برای افراد متفاوت است؛ حتی شکل بیان آن نیز فرق می کند.

اگر نتوانید “وقت” خود را برنامه ریزی کنید، هیچ چیز دیگر را هم نمی توانید اداره کنید.

«پیتر دراکر»

زمانی که شما منتظر فرد دارای خلف وعده هستید، بمحض حضور وی در محل قرار، مدت انتظار کوتاه خود را ساعت ها اتلاف وقت ذکر و از ایشان مطالبه می کنید.

گاهی اوقات ارزش ثانیه ها برای دو نفر در یک مکان، کاملا متفاوت و متضاد است مثل دو تیم فوتبال رقیب در یک میدان بازی مانند بازی شب گذشته دو تیم ایران و عراق،‌ زمان از نظر تیم برنده و یا بازنده کاملا متفاوت است؛ تیم برنده آرزوی گذشت زمان را دارد و تیم بازنده ثابت ماندن و دیر حرکت کردن آن را آرزو می کند؛ لذا ارزش زمان بستگی به این دارد که شما در چه شرایط، مکان و یا در کدام فرهنگ زندگی و کار می کنید.

متاسفانه در محیط ما ایران ارزش زمان اندک و احساس ما نیز نسبت به آن متفات است. اما همه ما در هر فرهنگی که هستیم گذر عمر را درک می کنیم و از این بابت نگرانی مشترک داریم. از این منظر همه افراد مدیریت کردن بر زمان را بنوعی دوست دارند. فرقی نمی کند که کجا، با کدام فرهنگ و یا از چه نژادی باشند. به همین دلیل می توان مدیریت بر زمان را اختیار و یا قدرت اداره کردن بین دو نقطه اجبار (تولد، مرگ) تعریف و اهمیت آن را در استفاده بهینه به همگان یادآوری کرد.

راز و شگفتی استفاده مناسب از زمان را می توان در زندگی افراد موفق و ناموفق دید. به همین رو، زمان در قالب پدیده ها، رویدادها و یا حوادث برای ما بیشتر قابل درک و فهم است.

علیهذا برای دستیابی به یک برنامه «مدیریت بر زمان» در دنیای کار و تلاش، موارد زیر به اختصار به علاقه مندان توصیه می شود:

برخی از مهارت های عمومی خوب کار و زندگی کردن را بیاموزیم.
هدف گذاری کنیم. آن را شاخص سنجش موفقیت ها در قالب زمان قرار دهیم.
عوامل موثر در اتلاف وقت را به تناسب موقعیت خود شناسایی کنیم.
روشی موثر برای استفاده بهتر از زمان جست و جو کنیم.

مهارت های عمومی

فراگیری و بکارگیری مهارت های (بسترهای) عمومی باید احساس آرامش و خوشبختی را در ما هویدا کند و قادر باشیم از لحظه های عمر خود در یک بستر مناسب به خوبی استفاده و از آن لذت ببریم. لذا در ادامه به اهم مهارت های لازم به شرح زیر اشاره می شود:

از پیش داوری و الگو های پیش ساخته ذهنی خود دوری کنید. در غیر این صورت شما دچار آزمون و خطا شده و بخش زیادی از زمان دراختیار را از دست می دهید.

گذشت زمان غیر قابل جبران است. ضمن اینکه قوای جسمی شما نیز با گذشت زمان تحلیل می رود. لذا شما فقط یکبار قادر به استفاده از هر لحظه آن در محدوده توانایی خاص خود می باشید. هنر و مهارت شما در درک اهمیت لحظه ها و استفاده صحیح و موثر از آن است.

افراد از لحاظ توان فکری و بدنی دارای ریتم خاص و متفاوت با هم هستند در ساعاتی از روز توان فکری و جسمی انان در اوج می باشد و در ساعاتی دیگر بر عکس است. این تفاوت ناشی از عادت ها، شخصیت، رژیم غذایی، فرهنگ و ……… می باشد.

برای آشنایی با ریتم بدن خود، حداقل یک هفته ساعات و چگونگی کار و تلاش خود را ثبت، طبقه بندی، تجزیه و تحلیل و نتایج آن را بکار بگیرید. نتایج زیر حاصل همین تجربه است. لذا بکارگیری آن می تواند مفید باشد:

۱- هنگام صبح کارهای با اهمیت را بررسی و انجام دهید.
۲- در محدوده ناهار و یا عصر زمان اتمام کار، امور کم اهمیت انجام پذیرد.
۳- سطح کارایی شما قبل و بعد از غروب آفتاب افزایش می‌یابد. آن را مجددا به کارهای با اهمیت اختصاص دهید.
۴- هر یک ساعت، ۱۰ دقیقه استراحت کنید.
۵- بعد از ناهار ۱۵ دقیقه چرت بزنید.
۶- در ساعت های مختلف، متناسب باتوان خود، نوع فعالیت را انتخاب کنید.

در هر شرایط آرام باشید چرا که بی قراری، تشویش و اضطراب قدرت شما را برای برنامه ریزی و استفاده بهینه از زمان پیش رو کم می کند.

قبل از هر گونه اقدام آرام گیرید، با آرامش مطالعه، مشورت، تفکر و برنامه ریزی کنید تا قادر به اتخاذ تصمیم درست در هر مرحله از فعالیت باشید. اما بعد از هر تصمیم، با انتخاب روش مناسب با سرعت مطمئن آن را اجرایی نمایید بنحوی که اقدام شما در یک مسیر درست کمترین زمان ممکن را به خود اختصاص دهد.

ظرفیت های خود را شناسایی کنید. همیشه در راستای گسترش پهنای آن مسئولیت بپذیرید. در این صورت شما قادر خواهید بود در زمان مناسب برای حل مشکلات ارایه طریق نمایید. در واقع شما از بند چه کنم، چه کنم های متداول ناشی از بی اطلاعی رهایی جسته و در دام فرصت طلبان فرصت سوز گرفتار نخواهید شد. متاسفانه این بلای خود ساخته نه تنها سرمایه های آدمیان و سازمان ها را به هدر می دهد، بلکه شرایط از دست دادن مزیت های رقابتی موجود را نیز فراهم می آورد.

استفاده بموقع از ظرفیت های دیگران را فراموش نکنید. چرا که سرعت، کیفیت، متمایز بودن و حتی کاهش هزینه یک واحد خدمت و کالا در بهره گرفتن از توانایی دیگران است. یکی از فواید این رفتار، افزایش مسئولیت پذیری دیگران در انجام کامل، درست و بموقع امور محوله است. که در ذات آن صرفه جویی قابل ملاحظه زمان نهفته است.

نظم و انضباط را سر لوحه کار و زندگی خود قرار دهیم، زیرا:

۱- نظم سرعت دسترسی شما به همه عوامل لازم برای یک اقدام صحیح را افزایش می دهد بنحوی که از اتلاف وقت جلوگیری و صرفه جویی قابل ملاحظه زمان را برای شما به ارمغان می آورد.

۲- شما با تقسیم یک شبانه و روز به سه قسمت مساوی ( کار، امور شخصی، استراحت)، امکان برنامه ریزی و استفاده بهینه از زمان های اختصاص یافته در هر یک از قسمت ها را فراهم می کنید. لذا بطور جدی باید از انتقال کار یک قسمت، بدیگر قسمت ها جلوگیری کنید. در کوتاه ترین زمان ممکن شما عادت می کنید که بطور مطلوب فعالیت های پیش بینی شده در هر قسمت را در زمان های اختصاصی آن انجام دهید.

۳- احترام مستمر به وقت دیگران، شما را الگو قرار می دهد بنحوی که دیگران از اتلاف وقت شما بطور شایسته خودداری خواهند کرد. با کسب این مهارت ها می توانید به یک تعادل اولیه در فرایند مدیریت زمان دست یابید و بدرستی عنان اختیار خود را در فرآیند فعالیت ها بدست گیرید.

هدف گذاری

ابتدا باید وضغیت موجود را بدرستی ارزیابی کنید. شرایط خود را ترسیم و نتیجه گیری کنید. دقیقا دلایل توفیق و عدم توفیق خود را در گذشته یعنی قبل از هدف گذاری جدید، بررسی کنید.

به درستی نقاط ضعف و قوت خود را تعیین کنید تا با تقویت نقاط قوت و حداقل مهار نقاط ضعف، راهی به سوی آینده ای روشن در قالب اهداف آتی ترسیم کنید.

قطعا نتایج این مطالعه به شما کمک خواهد کرد تا روشی مناسب برای استفاده بهینه از زمان در قالب یک برنامه منسجم و یکپارچه پیدا کنید. بنابراین:

۱- اهداف شغلی و شخصی خود را برای یکسال تعیین کنید.

۲- اهداف کوتاه مدت خود را در قالب یکماه (چهار هفته) تعیین نمایید.

۳- فعالیت ها و ابزار کا رخود را برای رسید به اهداف تعریف کنید.

توجه به زمان داشته باشید و فعالیت ها را برنامه ریزی کنید
اولویت انجام فعالیت ها را تعیین کنید
کارهای غیر ضرور فاقد نتیجه مطلوب را رها کنید
بخشی از فعالیت ها را به اطرافیان واگذار نمایید و نگران نباشید
برای تدوام امور در قالب برنامه، فعالیت ها را ارزیابی کنید
نتایج حاصل از ارزیابی را در امتداد برنامه بکار بگیرید

۴- فعالیت های چهار هفته را در قالب روزهای هر هفته برنامه ریزی نمایید.

۵- فعالیت های روزانه خود را با توجه به موارد زیر انجام دهید:

همه فعالیت های روزانه باید در قالب برنامه ریزی اهداف باشد.
همیشه فهرست فعالیت های روزانه را داشته باشید.
اولویت کارها را تعیین نمایید: کارهای مهم، کارهای با اهمیت کم و کارهای غیر مهم (بدون اهمیت).
تغییر اولویت ها را متناسب با شرایط پذیرا باشید.
انظباط را در همه ابعاد در انجام فعالیت ها و محیط کار حفظ کنید.
تمرکز حواس داشته باشید هر کار را یکبار انجام بدهید.
هرگز بجای دیگران فعالیت نکنید. با این روش مقدمات مسئولیت گریزی همکاران و اطرافیان خود را فراهم نکنید.
مقداری وقت برای فکر کردن و اتخاذ تصمیم درست در حین کار داشته باشید.
برای سهولت، کارهای بزرگ را به کارهای کوچک تقسیم و اقدام نمایید.
متوجه سوار کاری مجانی همکاران باشید. استفاده از حاصل کار دیگران ممنوع!
برای جلو گیری از کندی کار، دستورات را روشن، قابل فهم و اجرایی صادر نمایید.
دلایل عدم انجام برخی از فعالیت های روزانه را بررسی و موانع را برطرف کنید.
فعالیت انجام نگرفته روز را اول وقت روز بعد انجام دهید.
همیشه بخاطر داشته باشید برای فعالیت امروز فردایی وجود ندارد.

عوامل اتلاف وقت

پس از تعریف اهداف، فرصت لازم برای بررسی عوامل موثر در اتلاف وقت را پیدا می کنیم. در ادامه به تعدادی از عوامل متداول و قابل پیش بینی اشاره می شود:

۱- از مکاتبات اضافی (کاغذ بازی) خودداری کنید. حجم مکاتبات را کاهش دهید و روش رسیدگی موثر به نامه ها را فراگیرید. برای این کار:

نامه های وارده غیر ضروری را حذف کنید.
کاهش گزارشات داخلی و خلاصه نویسی را یاد بگیرید.
از دریافت مدارک اضافی از ارباب رجوع خودداری کنید.
گردش مکاتبات را اصلاح وفعالیت های غیرضرور را حذف کنید.
امضاء و پاراف های غیر ضرور را حذف کنید.
رونوشت های اضافی را از مکاتبات حذف کنید.
مبادله اطلاعات الکترونیکی را گسترش دهید.
شرایط تعویض اختیار به دیگران در رسیدگی و پاسخگویی را فراهم کنید.
هر مکاتبه را یکبار بررسی و پاسخ دهید.
در پاسخگویی مصمم، قاطع، شفاف و روشن عمل کنید.
دستورات خاص را در ابتدای یادداشت یا نامه بیان کنید.
میز کار را آشفته و نامنظم رها نکنید.
نامه های اقدام شده را ارجاع نمایید.
نامه های در دست اقدام را در یک پوشه مشخص نگهدارید.
در رسیدگی به نامه ها اولویت را به مهمترین بدهید.
در دستورات از اصطلاحات دارای معانی مختلف استفاده نکنید.
از انباشته شدن نامه ها، با نظم و ترتیب خود جلوگیری نمایید.
بخشی از وقت با بهره وری کم را به صاف کردن میز وکشوهای آن از کاغذ و پروندهای غیر ضرور اختصاص بدهد.

۲- حجم بایگانی را با حذف مدارک بی اثر در قدرت پاسخگویی کاهش دهید. سهولت دسترسی سریع به اسناد و مدارک را فرموش نکنید:

از نظام بایگانی ساده استفاده کنید.
پرونده ها را به جاری و راکد تقسیم کنید.
از عناوین گویا برای پرونده ها استفاده کنید.
مدارک داخل پرونده ها را تعریف شود.
طبقه بندی مدارک در پرونده، دارای یک روش ثابت باشد.
تلاش کنید از رایانه در این ارتباط استفاده کنید.

۳- جلسات را موثر تشکیل دهید. فلسفه جلسات کاری جلوگیری از وقفه در فعالیت های جاری است. لذا همه روزه آن را کوتاه و در اول وقت اداری تشکیل دهید.لذا بهتر است:

جلسه پشت میز کنفرانس ایستاده تشکیل شود.
فعالیت های اولویت دار محوله را بررسی کنید.
موانع را شناسایی و نسبت به رفع آن اقدام کنید.
بهانه جویی و رفع مسئولیت را از هیچ فردی نپذیرید.
تکالیف و مسئولیت افراد را برای جلسه بعدی یادداشت کنید.
افراد حاضر درجلسه باید تکالیف جدید خود را یادداشت کنند.
مدت جلسات کاری روزانه نباید حداکثراز ۴۵ دقیقه تجاوزکند.

۴- جلسات کارشناسی را با همه ویژگی های لازم مانند حضور افراد به عنوان کارشناس فارق از جایگاه سازمانی باشد. جلسات باید موجب انتقال اطلاعات، افزایش قدرت کارشناسی، خلاقیت و نوآوری و بروز اتفاق نظر بشود. لذا:

دستور جلسه متضمن موضوع، ساعت و محل جلسه را تهیه کنید.
شرایط محل و میز جلسه نباید بیانگر موقعیت سازمانی افراد باشد.
طرح موضوعات باید در چارچوب دستور جلسه و کاملا آزاد باشد.
هرمورد ازدستورجلسه را فقط یک باربیان وآن را به اتمام برسانید.
مباحث را جمع بندی کنید واز مذاکرات صورتجلسه تهیه نمایید.
مسئول اقدام و ارایه گزارش هر مورد از صورتجلسه را تعیین کنید.
سخ صورت جلسه را توزیع نموده و نتایج حاصله را ارزیابی کنید.
انجام اجرای بندهای صورتجلسه را پیگیری و موانع را برطرف کنید.
موارد بدون نتیجه را نپذیرید ولی دلایل عدم تحقق را بررسی کنید.
وقفه در ورود و تاثیر منفی حضور دیر هنگام افراد را درجلسه نپذیرید.
از طرح، وجود و بیان دستور کار پنهان درجلسات جلو گیری کنید.
از بروز عدم قطعیت جلوگیری کنید و در اتخاذ تصمیم جدی باشید.
از انجام گفتگوهای بی هدف و مباحث سیاسی جدا جلوگیری کنید.
از اخذ و اعلام نظر صاحبان نفوذ کلام درکار کارشناسی پرهیز کنید.
از تاثیر صاحبان قدرت در تصمیم گیری کارشناسی جلوگیری کنید.

۵- در نحوه و چگونگی نگارش مکاتبات دقت کنید. رعایت موارد زیر را جدی بگیرید:

از واژه های سخت، سنگین و با معانی مختلف پرهیز کنید.
خواسته شما در نامه و گزارش به روشنی بیان شود.
از کلمات با حروف کم استفاده کنید.
جملات دارای فعل و تعداد ۱۵ تا ۲۰ کلمه داشته باشند.
هر پاراگراف از ۲ تا ۳ جمله تشکیل شده باشد.
سعی کنید گزارش و یا نامه از یک صفحه تجاوز نکند.
از جمله های معلوم برای درک آسان آن استفاده کنید.
اختصار نویسی را در همه ابعاد تمرین کنید .
همانطوری که صحبت می کنید، بنویسید، سرعت شما افزایش می یابد بنحوی که صرفه جویی وقت را مشاهده خواهید کرد.
علامت گذاری را برای افزایش مفهوم و درک نامه، رعایت کنید.

۶- کار ها را خوب تقسیم و واگذار کنید. تا همه احساس مسئولیت کنند. تا خودتان بتوانید کارهای مهم تری را انجام دهید:

دقیقاً انتظارات خود را بنویسید.
کار واگذاری را در حین انجام، کنترل نمایید.
ارزیابی مناسبی از فعالیت دیگران داشته باشید.
اگر کار خوب و یا بد انجام گرفت، بازخورد داشته باشید.
از برگردانیدن کار واگذار شده جدا جلوگیری نمایید.
کارها به تناسب مهارت، دانش و زمان به دیگران واگذار شود.
سوار کاران مجانی را شناسایی و آن ها را با خود همسو نمایید.
به گیرندگان کار موارد زیر را یادآور شوید:
- همیشه برای حل مسائل یا مشکلات بدنبال راه حل باشند.
- مسئله را بطور خلاصه گزارش نمایند.
- وظایف خود را در ارتباط با حل مشکلات بدانند.
- همیشه نظر خود را با صدای بلند اعلام کنند.
- آن ها باید به شما بگویندکه اگرجای شما بودند چه می کردند.

۷- شک و تردید، دودلی، رخوت، ترس و یا آرزوی دریافت الهام را با دانش و مهارت اندوزی از خود دور کنید. تا قادر به استفاده از زمان در اختیار باشید.

۸- از پراکنده کاری، شیوه های نادرست انجام کار، ارجاع موازی کار و عدم احساس لزوم تغییر پرهیز کنید. استفاده از توان فکری و یدی دیگران را فراموش نکنید.

۹- ارتباطات را برنامه ریزی کنید و از تماس بی ثمر و یا زیاده گویی جلوگیری کنید.

۱۰- بحران آفرینی نکنید و تن به گسترش بحران ندهید و در صورت بروز ناخواسته، قبل از هر گونه اتلاف وقت از شما، آن را بطور جدی مدیریت کنید.

۱۱- در همه ابعاد وقت خود را در ارتباط با مراجعین برنامه ریزی کنید.

۱۲- از کمال طلبی پرهیز کنید در غیر این صورت ادامه کار برای شما میسر نبوده و هرگز به کمال مطلوب نیز دست نخواهید یافت. چرا که افراد کمال طلب هرکار را بارها در نیمه راه رها و مجددا از ابتدا شروع می نمایند و هرگز راضی نمی شوند.

استفاده موثرتر از زمان

آخرین گام را برای مدیریت بر زمان بردارید. این گام زمانی موثر است که سه گام قبلی را بدرستی انجام داده باشید. به هرحال در این گام نیز مختصر نویسی را پیشه خود می کنیم و به موارد اجرایی آن می پردازیم:

در کلیه امور نقطه پیش روی خود را هرگز فراموش نکنید.
تمرکز هواس درکار داشته باشید تا دچار پراکندگی خاطر نشوید.
بخشی از کارهارا تفویض، و امکان مطالعه را برای خود فراهم کنید.
تفریح، بازدید و خواب مناسب را فراموش نکنید.
جرات گفتن “نه” را در خود تقویت کنید. تا دیگران وقت شما را تنظیم نکنند.
از انجام کارهای موازی، تکراری و غیر ضرور خودداری نمایید.
هرکار را یک بار بدست گرفته و آن را انجام دهید.
زنده کردن وقت های مرده (زمان های در انتظار) را فراموش نکنید.
از عقب انداختن کارهای غیر مهم و غیر مؤثر در تحقق اهداف مهم کمک بگیرید.
همیشه روش های بهتر انجام کار وجود دارد. در روش های خود تجدید نظر کنید.
از تکنیک های روز در مدیریت زمان مانند Reminder و … استفاده کنید.
استعدادهای منحصر بفرد، مزیت شما است. آن را شناسایی، تقویت و بکار گیرید.
تلاش کنید با فراگیری مهارت های لازم کارهای بیشتری را در مدت زمان کمتر با کیفیت بالا انجام دهید.
آشفتگی ناشی از تمرکز امور در خود را به حداقل برسانید. همیشه به تغییر نقش خود فکر کنید.
بایدها و نبایدهای موجود در مسیر کار را ارزیابی کنید تا گرفتار روزمرگی و اتلاف وقت نشوید. بسیاری از آن ها در اثر گذشت زمان فلسفه وجودی خود را از دست دادهاند. اما متاسفانه همچنان بر سبیل عادت آن ها را مستمرا اجرا می کنید. پیچیدگی قوانین، مقررات و یا هرگونه ضوابط اجرایی، نه تنها متاسفانه سودی برای شما و یا سازمان تان ندارد بلکه برای اصحاب کارو تلاش نا امید کننده نیز می باشد.

آنچه را که گفته شد، جمع آوری حاصل تجربه بسیاری از آدم ها بوده است. لذا با جسارت تجربه خود ودیگران را به آن اضافه کنید. از تکنولوژی در چرخه کاربرای انجام کار بی نقص در کوتاه ترین زمان ممکن غافل نشوید. فرآیندهای انجام کار را ماشینی کنید. به یاد داشته باشید که حفظ شادابی و امید، به دنیای کار و تلاش شتاب بخشیده و شما را جوان نگاه می دارد. موفق باشید.

منابع:

مدیریت زمان اثر غلامرضا خاکی
چگونه چون یک مدیر عالی بیندیشیم
اثر دبرا ای بنتون، مترجم: ایرج پاد
mind tools newsletter 540

دکتر خسرو صحت