اهرم های مدیریت بر فعالیت ها
برای افزایش موفقیت درکسب و کارها، بسیاری به اتکاء تجربه، دانش و بعضا تخیل، شما را به رعایت جنبه های متفاوتی از رویکردهای مدیریتی توصیه می کنند.
شاید هر یک از مباحث در جایگاه خود موثر واقع شوند. اما به دور از اغواگری برای اعمال مدیریت بر فعالیت ها و اطمینان از صحت عملیات درکسب نتایج مطلوب، باید بسترهای عامی را فارغ از نوع کسب و کار و علایق شخصی به کار بست.
طراحی این بسترها می تواند تابع مقتضیات محیطی بوده واز انعطاف پذیری لازم برخوردار باشد. اهرم های برشمرده ذیل که نتایج حاصل ازنظریه پردازی و تجربه صاحبان حرف مختلف می باشد از جمله بسترهای لازم برای مدیریت بر فعالیت ها هستند:
اهداف
اهداف کوتاه و بلند مدت در قالب یک چشم انداز و در راستای تحقق راهبرد های سازمان، از جمله اهرم شناخته شده برای اطمینان خاطر از صحت عملیات در سازمان در جهت کنترل کسب حداکثری رضایت ذی‌نفعان است. به همین رو، لازم است:
- همه اهداف باید نتایج ملموس فعالیت های اصلی در قالب فرآیندهای اصلی و فرعی سازمان باشد. بنحوی که دستیابی به آن ها بیانگر تحقق راهبرد سازمان باشد.
- هدف در سطوح مختلف باید مکمل یکدیگر و قطعه ای از پازل بزرگ تر چشم انداز سازمان باشد. در غیر این صورت وجاهت پاسخگویی به نیازهای ذی نفعان را از دست داده و هزینه های سازمان را افزایش می دهد. از طرفی سدی محکم در مقابل تغییرات سازمانی خواهد شد.
- تامین اهداف باید متضمن صرفه جویی در مقیاس و دامنه با حفظ کیفیت و کارکردهای مورد نظر مشتری باشد.
- همه اهداف باید تابعی از متغیرهای رضایت ذی نفعان و گسترش حوزه نفوذ سازمان قرار گیرند. بنحوی که بیانگر تولید مستمر مزیت های رقابتی پایدار باشند.
برای کنترل و اطمینان از تامین اهداف تامین کنندکان بقای سازمان، باید اعتماد متقابل و تعامل چند جانبه و فراگیر با همه ذی نفعان برقرار و دسترسی آنان به اطلاعات حاصل از آن بسهولت انجام پذیرد.
فرآیندها
شما باید قادر به ایجاد یکپارچگی، جامعیت و هماهنگی در کلیه فعالیت ها برای تحقق اهداف نهایی باشید.
در واقع با فراهم آوردن یکپارچگی و انسجام در تمامی عوامل موثر در انجام یک فعالیت، قدرت شما در اعمال کنترل و مدیریت بهینه افزایش می یابد.
از طرفی انجام این هماهنگی مستلزم دخالت مستقیم و محدود کردن قدرت تصمیم گیری دیگران نیست، بلکه با تعریف نظام جامع و یکپارچه فرآیندها با نگاهی موشکافانه به راهبرد، ساختار و تکنولوژی، قابلیت شما را در هماهنگی، پیگیری، ارزیابی و کنترل افزایش می یابد.
لذا لازم است بدانیم:
- کلیه فرآیندهای اصلی و فرعی در یک نظام جامع و یکپارچه باید پاسخگوی انتظارات ذی نفعان باشد. در واقع اصالت هر فعالیت در تامین مستفیم و غیر مستقیم یک نیاز قابل تعریف است.
- طراحی نظام جامع و یکپارچه عملیاتی باید متضمن موارد زیر باشد:
-
-
- حذف مراحل و فعالیت های غیر ضرور و فاقد ارزش آفرینی.
- حذف امضاهای فاقد ارزش آفرینی (مدیران کانال ).
- حذف دوباره کاری و موازی کاری.
- جلوگیری از تعامل های غیر ضرور.
- اطمینان از قابلیت های ماشینی شدن (تکنولوژی یکی از اهرم های قوی در اعمال مدیریت بر کنترل فعالیت ها است. لذا برای پرداختن به این موضوع نیاز به گشودن یک بحث مستقل در آینده است) .
- پیش بینی انجام کنترل و پیگیری توسط صاحبان فرآیندها و ذی نفعان آن.
- تمرکز داده ها و دسترسی ذی نفعان مجاز به هر یک از آن ها.
-
تعریف انتظارات
تعیین انتظارات سازمان از کارکنان در راستای تامین انتظارات ذی نفعان و ارزیابی مستمر رضایت خاطر آنان یکی ازروش های قابل اتکاء در مدیریت کنترل فعالیت ها است مشروط به اینکه:
- از وظایف تکراری وموازی و غیر مفید جلوگیری شود. تا شاهد افزایش هزینه ها و لوث مسئولیت ها نباشیم.
- مکانیزم تغییر وظایف در راستای پاسخگویی کامل و به موقع به انتظارات ذی نفعان سازمان پیش بینی شده باشد.
- نتایج حاصل از فعالیت ها در سطح واحدها و شاغلین قابل اندازه گیری و ارزیابی باشد.
- همه ذی نفعان قادر به پیگیری انتظارات خود باشند. مشروط به این که:
-
-
- صاحب فرآیند، وظایف و مسئولیت آن ها مشخص باشد.
- ضوابط حاکم بر فعالیت ها شفاف و قابل دسترسی ذی نفع باشد.
- مدت زمان پاسخگویی تعیین شده باشد.
- ارزیابی صاحب فرآیند توسط ذی نفعان پیش بینی شده باشد.
-
ساختار
انجام هر فعالیتی مستلزم طراحی یک ساختار اجرایی منسجم متناسب با آن فعالیت است. ساختار دارای اصالت ذاتی نمی باشد. در واقع ساختار یک ابزار برای انجام، تسریع و اطمینان خاطر از صحت عملیات یک فعالیت دارای هدف است.
این ابزار باید شرایط صرفه جویی در مقیاس و دامنه را فراهم آورد. در این صورت امکان کنترل فعالیت ها با توجه به موارد زیر فراهم می گردد:
- فعالیت های متاثر از اجرای راهبردها درقالب فرآیندها شناسایی وبا توجه به تکنولوژی لازم، سلسله مراتب سازمانی(فرماندهی) تعریف شود. بنحوی که از سطوح مدیران فاقد ارزش افزوده (کانال) جلوگیری شود. درغیراین صورت درطول زمان برپیچیدگی کارها افزوده و در مقابل تغییر مقاوم می شوند.
- سلسله مراتب سازمانی متاثر از فعالیت ها و فرآیند ها است. لذا درتعریف سطوح و مشاغل سازمانی نباید تکرار و تداخل وظایف مشاهده گردد.
- فعالیت سطوح و مشاغل موجود در سلسله مراتب سازمانی نه تنها باید مکمل یکدیگر باشند بلکه اثرات آنان باید در کنترل، هماهنگی و هدایت فعالیت ها در چارچوب وظایف، اختیارت و مسئولیت های واگذاری مشهود باشد، بنحوی که ارزش افزوده ناشی از فعالیت آنان قابل اندازه گیری باشد.
- ساختار اجرایی باید متضمن فلسفه کار تیمی به مفهوم سپردن قدرت تصمیم گیری به عوامل اجرایی در پاسخگویی مستقیم به ذی نفعان باشد. در این صورت امکان افزایش پهنای وظایف ادراکی سطوح بالاتر سازمان فراهم می شود.
منابع انسانی
منابع انسانی برخوردار از دانایی و چسبندگی به سازمان تنها عامل محرکه تولید مزیت رقابتی پایدار است. وجود دو ویژگی فوق در منابع انسانی بهترین ابزار برای هدایت، هماهنگی و کنترل در سازمان است. در واقع با وجود همکاران با انگیزه، با نشاط و مشتاق، شما قادر به مدیریت فعالیت ها خواهید بود.
- هزینه جذب یک فرد ناکارآمد پنج برابر هزینه جذب یک فرد کارآمد است. برای کاهش هزینه ها باید توانایی تعریف شفاف انتظارات از مشاغل را داشته باشید تا قدرت تعیین و جستجوی ویژگی های لازم در متقاضیان شغل در شما افزایش یابد.
- طراحی فرآیند مدیریت منابع انسانی باید با مشخصات سازمان شما هماهنگی داشته باشد. تا با انسجام درونی قادر به پیش بینی ، برنامه ریزی ، جذب ، نگهداری و حفظ خانواده بزرگ سازمان برای ادامه حیات سازمان باشید.
- انگیزه های درونی سازمان شامل رعایت عدالت، پذیرش مشارکت و حفظ کرامت انسانی شرایط افزایش رضایت شغلی و ارتقای آن تا سطح اعتماد متقابل را فراهم می سازد. در این شرایط کارکنان منافع خود را در منافع حداکثری سازمان خواهند یافت، بنحوی که مشتاقانه در انجام هماهنگی، هدایت وکنترل فعالیت ها تلاش می نمایند.
- انگیزه بیرونی شامل آن دسته از انکیزه هایی می باشد که فرد با خود به داخل سازمان می آورد. یکی از انگیزه های درونی، درک علاقه باطنی فرد به انجام کاری است که معمولا از دوران کودکی آرزوی انجامش را داشته است. این همان رضایت شغلی قبل از استخدام است. هنر شما کشف آن است. لذا در صورت انطباق شغل فرد با علاقه باطنی، حداکثر مسئولیت پذیری در مقابل سازمان را به ارمغان می آورد. مسئولیت پذیری بهترین تضمین برای خود کنترلی درمدیریت فعالیت ها است.
مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد یک ابزار جامع برای ارزیابی اثربخشی همه عوامل موثر در تولید کالا و خدمت می باشد. از طرفی نقش این رویکرد در هدایت و کنترل فعالیت ها غیر قابل انکار است. به همین رو:
- مدیریت عملکرد باید حامی راهبردهای (استراتژی ) سازمان باشد.
- حصول اطمینان از کفایت کمی و کیفی عوامل مدیریت در راستای اجرای راهبردهای سازمان از وظایف قطعی رویکرد مدیریت عملکرد تلقی می گردد.
- مدیریت عملکرد باید حمایت از کارکنان را از اهداف اصلی خود تلقی نماید.
- مدیریت عملکرد باید شرایط تولید مزیت های رقابتی پایدار را فراهم آورد.
- انجام ارزیابی جامع و بهبود مستمر عملکرد در سطح سازمان، واحدها و کارکنان از وظایف محوری مدیریت عملکرد می باشد.
پیاده سازی روش های مختلف مدیریت فعالیت ها به طور همزمان برای پوشش ابعاد مختلف هدایت عملیات و کنترل مشروط به عدم تداخل و تکرار بلامانع است. اهرم های مدیریت بر فعالیت های سازمان ها محدود به موارد اشاره شده نمی باشد.
به عنوان مثال یکی از متداول ترین اهرم ها، برنامه ریزی (بودجه بندی) است. مدیران با بودجه بندی ضمن تخصیص منابع در جهت تامین اهداف مورد نظر، قادر به کنترل ملیات، تعیین انحرافات احتمالی و تحلیل آن به منظور انجام اصلاح لازم در طی عملیات خواهند بود.
تعریف سایر اهرم ها با توجه به مقتضیات سازمان ها امکان پذیر و یکی از مستلزمات بهبود مدریت بر فعالیت ها می باشد.
منابع:
- روز نوشت، اثر پیتر دراکر، مترجم: فضا الله امینی.
- پول شویی، اثر اکبر صفدری.
- مدیریت عملکرد، اثر مایکل آمسترانگ، مترجم: سعید صفری.
